„Es wäre sehr nett, wenn Sie mir einen Bewirtungsbeleg ausstellen könnten.“ Solche Anfragen sind bei Geschäftstreffen in Restaurants durchaus üblich. Denn viele wissen, dass Bewirtungskosten von der Steuer absetzen kann. Es ist entscheidend, alles korrekt auszufüllen. Das Finanzamt akzeptiert nämlich keine fehlerhaft ausgefüllten Bewirtungsbelege. Wir verraten, was es zu beachten gilt.

Diese Bewirtungskosten kann man von der Steuer absetzen

Grundsätzlich kannst du Bewirtungskosten von der Steuer absetzen, musst dabei aber einige wichtige Punkte beachten. So kannst du 100 Prozent absetzen, wenn du deine Mitarbeitenden bewirtest. Bei geschäftlich bedingten Bewirtungen von Geschäftspartner:innen und anderen Personen sind 70 Prozent der Kosten als Betriebsausgaben absetzbar.

Bewirtung von Mitarbeitenden: Das gilt es zu beachten

Wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in einer Betriebskantine kostenlos oder zu reduzierten Preisen essen, kann der/die Chef:in die gesamten Bewirtungskosten als Betriebsausgaben absetzen. Da diese Bewirtung aus betrieblichen Gründen und nicht aus geschäftlichen Gründen erfolgt, können Unternehmen die darin enthaltene Umsatzsteuer vollständig zurückfordern.

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Diese Regelung gilt für geschäftlich veranlassten Bewirtungen

Bei geschäftlichen Bewirtungen sind die Kosten grundsätzlich steuerlich absetzbar. Allerdings gibt es Einschränkungen: Die Aufwendungen sind nur dann zu 100 Prozent absetzbar, wenn sie im Rahmen eines Leistungsaustauschs entstehen, etwa bei einer Kundenführung oder einer Busfahrt zu einem Event.

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Werden Geschäftspersonen gemeinsam mit dem Unternehmer oder Mitarbeitende bewirtet, können die Kosten nur zu 70 Prozent abgesetzt werden. Dies gilt unabhängig davon, ob die Bewirtung in einem Café, Biergarten, Hotel oder einer Bar stattfindet. Die verbleibenden 30 Prozent müssen privat getragen werden.

Bewirtungen in der eigenen Wohnung nicht absetzbar

Bewirtungen in der eigenen Wohnung sind steuerlich nicht absetzbar. Auch unverhältnismäßig hohe Ausgaben für Nachtclubs oder Luxusrestaurants können nicht geltend gemacht werden. Die Kosten müssen stets in einem angemessenen Verhältnis zum geschäftlichen Anlass stehen. Bei privaten Feierlichkeiten wie Hochzeiten sind die Ausgaben für berufliche Gäste ebenfalls nicht absetzbar. Unternehmen sollten darauf achten, dass ihre Bewirtungsaufwendungen angemessen und geschäftlich begründet sind, um steuerliche Vorteile zu nutzen.

Diese Anforderungen muss ein Bewirtungsbeleg erfüllen

Damit der Bewirtungsbeleg vom Finanzamt akzeptiert wird, muss dieser folgende Anforderungen erfüllen:

Name und Anschrift des Restaurants
Datum und Ort der Bewirtung
Angaben zum Anlass der Bewirtung, die zeigen, dass zwischen den anwesenden Teilnehmern eine Geschäftsbeziehung besteht
Ausführliche Aufstellung der konsumierten Speisen und Getränke inklusive Einzelpreise
Gesamtbetrag einschließlich Mehrwertsteuer

Wenn der Rechnungsbetrag 250 Euro übersteigt, sind zusätzliche Angaben auf den Bewirtungsbelegen erforderlich. Dazu gehören:

Die Rechnung muss auf das Unternehmen ausgestellt sein, das die Bewirtungsleistung erbringt (wie Restaurant, Bistro, Café, Bar usw.), und sollte den Namen sowie die Anschrift des Unternehmens enthalten.
Es reicht nicht aus, wenn auf der Rechnung nur „Speisen und Getränke“ als Sammelbezeichnung steht. Die Rechnung muss die Art und den Umfang der erbrachten Leistungen detailliert aufführen.
Der Beleg muss den Gesamtbetrag einschließlich der Umsatzsteuer zeigen.
Der Beleg sollte eine fortlaufende Rechnungsnummer haben.
Es ist erforderlich, die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Rechnungsstellers anzugeben.