Jede:r von uns ist ein kleiner People Pleaser, wenn es um das Aufgabenerledigen von Jobs geht. Kommt der/die Chef:in mit einer zusätzlichen Aufgabe auf einen zukommt, lehnt man selten ab – auch, wenn man keine Zeit oder sogar dafür Überstunden macht. Doch manchmal ist es für alle Beteiligten besser, wenn man Dinge auch ablehnen kann. Wir zeigen dir deshalb, wie du bestimmte Dinge in Zukunft höflich ablehnen kannst.
Das erwartet dich zum Thema „höflich ablehnen“:
Mit diesen 6 Sätzen lehnst du Aufgaben höflich ab
Es ergibt keinen Sinn, zu sagen, dass du eine Aufgabe übernimmst, wenn du schon weißt, dass du sie gar nicht schaffen kannst oder andere Aufgaben dafür schleifen lassen musst. Besser ist es, wenn du von vornherein mit offenen Karten spielst und deinem/ deiner Vorgesetzten erklärst, dass du diese Aufgabe leider ablehnen musst. Wie du das am besten machst, zeigen wir dir hier:
1. „Das kann ich gerne in zwei Tagen übernehmen.“
Mit dieser höflichen Ablehnung zeigst du deinem Gegenüber, dass du dich der Aufgabe annehmen wirst – aber eben nicht sofort. Somit wird deutlich, dass deine Kapazitäten momentan ausgeschöpft sind, du aber so engagiert bist, dass du dich trotzdem in Zukunft damit beschäftigen kannst. Wenn dein:e Vorgesetze:r dann sagt, dass die Aufgabe sofort erledigt werden musst, kannst du dich nur entschuldigen, dass du momentan keine Zeit hast. Denn mehr als arbeiten kannst auch du nicht.
2. „Das überlege ich mir gerne.“
Das solltest du sagen, wenn du noch nicht genau sagen kannst, ob du diese Aufgabe noch erledigen kannst oder nicht. Warte jedoch nicht zu lange, um eine Entscheidung zu fällen. Spätestens nach ein bis zwei Stunden solltest du deinem Vorgesetzten beziehungsweise deiner Vorgesetzten mitteilen, ob du die Aufgabe nun erledigen kannst oder nicht. Wenn du sie nicht mehr schaffst, solltest du das auch offen und rechtzeitig kommunizieren.
3. „Das passt gerade leider gar nicht.“
Das mag zunächst nach einer Ausrede klingen, dabei ist es das nicht, solange du gut begründen kannst, weshalb es dir aktuell nicht passt, diese Aufgabe zu übernehmen. So bleibst du stets höflich und respektvoll und stellst dennoch klar, dass dir das sonst zu viel ist.
4. „Das tut mir wirklich leid.“
Gerade bei indirekten und unterschwelligen Anfragen für bestimmte Dinge solltest du es mit dieser Absage versuchen. Wenn es also wieder heißt, dass dein:e Chef:in einen riesigen Berg an Aufgaben vor sich hat, ist es legitim, einfach nur dein Beileid beizusteuern. Du musst nicht zwangsläufig deine Hilfe anbieten – vor allem nicht, wenn du gerade ohnehin keine Kapazitäten für neue Aufgaben hast.
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5. „Ich schätze Sie sehr.“
Wenn dich jemand um etwas bittet, solltest du dein Gegenüber zunächst loben, bevor du ihm/ ihr eine Absage erteilst. Mit Sätzen wie „Ich schätze Sie sehr, aber“ oder „Ich schätze Ihre Anfrage sehr, aber“ oder aber „Mit keinem würde ich diese Aufgabe lieber erledigen als mit Ihnen, aber“ bleibst du dabei respektvoll.
6. „Nein.“
Du hast keine Lust, die ganze Zeit um den heißen Brei herumzureden? Auch das ist völlig in Ordnung. Manchmal tut es auch ein einfaches, höfliches und zugleich sehr bestimmtes „Nein.“ Natürlich solltest du das im besten Fall noch begründen, wenn du aber gerade keine Kapazitäten hast, muss dein:e Vorgesetzte:r das akzeptieren.
Fazit: Eine Aufgabe höflich abzulehnen ist völlig legitim
Es ist nicht verwerflich, eine Aufgabe aus zeitlichen Gründen mal nicht erledigen zu können. Wenn du das schon vorab sagen kannst, ist das sogar besser, als wenn es dir erst kurz vor knapp einfällt. So hat dein:e Vorgesetzte:r nämlich noch die Möglichkeit, die Aufgabe auf eine:n Kolleg:in zu übertragen.
Solange du beim Ablehnen der Aufgabe immer höflich und respektvoll bleibst, einen guten Grund hast und nicht immer alle möglichen Aufgaben ablehnst, sollte jeder Chef beziehungsweise jede Chefin Verständnis dafür haben.